5 Tipps zum Entschlacken von Prozessen

Prozesse sind überall: Entwicklungsprozesse, Einkaufsprozesse, Prozesse für neue Mitarbeiter, Prozesse für austretende Mitarbeiter und viele mehr. Kein Wunder, dass sich ganze Industriezweige mit Prozessverwaltung und -optimierung auseinandersetzen.

Prozesse können die Komplexität treiben und selbst sehr komplex sein. Daher ist es wichtig, Prozesse regelmäßig zu überdenken, anzupassen und zu automatisieren, wo es Sinn macht. Mit anderen Worten: sie zu entschlacken.

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Prozesse und Systems Engineering

Die ISO/IEC/IEEE 15288 befasst sich mit den Prozessen des System-Lebenszyklus und zeigt anschaulich, wie stark der Prozessbezug im Systems Engineering ist. Die Umsetzung ist den Nutzern überlassen. Daher ist auch „auf Zuruf“ ein Prozess – sogar einer, der für manche Aufgaben völlig ausreichend ist. Doch sobald Sicherheit und Compliance ins Spiel kommen ändert sich das. Oft muss dem Gesetzgeber oder Auftraggeber gegenüber eine Prozessreife nachgewiesen werden, zum Beispiel über eine ISO 9001-Zertifizierung oder SPICE.

Einerseits ist die Bewertung der Reife der Prozesse zu begrüßen, da darüber indirekt die Qualität und Zuverlässigkeit der Produkte bewertet werden kann. Doch andererseits besteht die Gefahr, dass Prozesse zum Selbstzweck werden.

In diesem Artikel gehe ich davon aus, dass Organisationen bereits eine gewisse Prozessreife haben. Erst wenn das der Fall ist lohnt es sich, tiefer über das Entschlacken von Prozessen überhaupt nachzudenken.

Hier nun ein paar Tipps, wie wir Prozesse geschickt entschlacken können:

1. Den Menschen entlasten

Wie bereits gesagt, Prozesse sind kein Selbstzweck. Prozesse sorgen zum Beispiel für Zuverlässigkeit. Doch fast immer sind es Menschen, die den Prozess leben müssen. Daher sollte der Mensch im Zentrum der Prozessoptimierung stehen. Kann bspw. ein Prozess automatisiert werden, oder kann das zu größeren Problemen führen, wenn das Script klemmt?

2. Ganzheitlich Prozesse pflegen

Viele Prozesse entstehen auch „von unten“, weil es einen Bedarf dafür gibt. Dadurch kann ein Reihe von ähnlichen Prozessen entstehen, der die Prozesslandschaft unnötig verkompliziert. Hier hilft die regelmäßige ganzheitliche Sicht, um ähnliche Prozesse zusammenzuführen.

3. Vor dem Automatisieren händisch ausprobieren

Gerade mit modernen Werkzeugen gibt es viele Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. Doch Automatisierung ist Aufwändig und erfordert Pflege. Daher die Empfehlung, neue Prozesse erst händisch einzuführen um festzustellen, ob (1) sie korrekt sind und (2) ob sich eine Automatisierung überhaupt lohnt.

4. Möglichst nur ein Werkzeug pro Prozess

Es gibt viele Werkzeuge zum Erfassen von Anforderungen. Idealerweise ist ein einziges Werkzeug gesetzt, was die entsprechenden Prozesse wesentlich zuverlässiger macht. In der Praxis lässt es sich oft nicht vermeiden, dass es doch mehrere Werkzeuge gibt, bspw. in verschiedenen Fachabteilungen. Hier haben Tim Weilkiens und Andreas Willert mit dem EEE-Check einen pragmatischen Ansatz zum Entschlacken entwickelt.

5. Prozesse regelmäßig analysieren

Wir sollten bestehende Prozesse unter verschiedenen Gesichtspunkten regelmäßig analysieren: Sind sie noch notwendig? Können sie vereinfacht werden? Werden sie überhaupt gelebt? Unternehmen wie Celonis betreiben „Process-Mining“, um genau diese Fragen zu beantworten.

Fazit

Wir kämpfen an allen Fronten mit steigender Komplexität. Für uns als Systems Engineers liegt der Fokus in der Regel auf der Komplexität des Produkts. Doch damit wir uns auf die Produktkomplexität fokussieren können, dürfen uns die Prozesse nicht im Weg sein. Prozesse regelmäßig zu entschlacken hält uns den Rücken frei.

Bildquelle: geralt / Pixabay