Bessere Kommunikation im Team mit Glossaren: Die 5 größten Hindernisse überwinden

Glossare sind ein einfaches, aber effektives Werkzeug, um die Kommunikation in Teams zu verbessern. Allerdings gibt es bei der Einführung und Nutzung einiges zu beachten. Wenn die folgenden fünf Hindernisse nicht aktiv berücksichtigt werden, dann landet ein halbfertiges Glossar schnell in der Schublade und verstaubt.

Der eine oder andere Leser weiß sicherlich, dass ich mich schon seit einer Weile mit diesem Thema beschäftige und auch das Werkzeug Semiant vertreibe, mit welchem die hier beschriebenen Hindernisse überwunden werden können.

Was ist ein Glossar und warum ist es nützlich?

Ein Glossar dient dazu, eine einheitliche Terminologie im Team oder in einer Organisation sicherzustellen. Besonders im Kontext des Systems Engineering, wo häufig interdisziplinäre Teams mit unterschiedlichen Fachsprachen zusammenarbeiten, hilft ein Glossar, Missverständnisse zu vermeiden. Es legt präzise Definitionen für Begriffe fest, die entweder fachspezifisch, mehrdeutig oder projektspezifisch sind.

Ein Glossar trägt dazu bei, die Qualität von Dokumentationen, Prozessen und Produkten zu verbessern. In großen Projekten kann ein gut gepflegtes Glossar außerdem dazu beitragen, neue Teammitglieder schneller einzuarbeiten, da es ihnen ermöglicht, sich mit der verwendeten Terminologie vertraut zu machen. Auch für Interessierte außerhalb eines Teams verhindert ein Glossar Missverständnisse. So können Mitarbeitern im Vertrieb, Marketing oder Support besser mit Kunden kommunizieren und das eigene Verständnis schärfen.

Doch in der Praxis ist es gar nicht so leicht, ein Glossar zu erstellen und dann auch noch dafür zu sorgen, dass es auch genutzt und gepflegt wird. Wie wir dieses und weitere Hindernisse überwinden können, darum geht es nun.

Hindernis 1: Ein einziges Glossar für alle ist nicht möglich

Ich habe mehr als einmal erlebt, wie Unternehmen die Initiative „unternehmensweites Glossar“ ins Leben gerufen haben — und damit gescheitert sind. Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Unterschiedliche Fachbereiche und Teams haben eigene Sprachen: Jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens verwendet spezifische Begriffe und Definitionen, die tief in ihrer jeweiligen Fachkultur verwurzelt sind. Ein Begriff kann in verschiedenen Kontexten unterschiedliche Bedeutungen haben, was eine einheitliche Definition nahezu unmöglich macht.
2. Konflikte bei der Begriffspriorisierung: In einem unternehmensweiten Glossar ist es oft schwierig zu entscheiden, welche Begriffe aufgenommen werden sollen und welche nicht. Die Prioritäten können von Abteilung zu Abteilung variieren, was zu Diskussionen und Verzögerungen führen kann.
3. Widerstand gegen standardisierte Begriffe: Mitarbeiter und Teams, die bereits mit ihrer eigenen Terminologie vertraut sind, könnten es ablehnen, ihre gewohnten Begriffe durch standardisierte Definitionen zu ersetzen. Dies führt nicht nur zu Akzeptanzproblemen, sondern erschwert auch die Implementierung eines einheitlichen Glossars.
4. Dynamik der Begriffsdefinitionen: Begriffe und deren Bedeutungen entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, insbesondere in innovativen oder technologiegetriebenen Branchen. Ein unternehmensweites Glossar müsste regelmäßig aktualisiert werden, um relevant zu bleiben, was oft zu einem enormen Verwaltungsaufwand führt.
5. Unterschiedliche Anforderungen an die Tiefe der Begriffsdefinitionen: Während einige Abteilungen möglicherweise detaillierte technische Definitionen benötigen, reicht anderen eine einfache, allgemeinverständliche Erklärung. Ein einziges Glossar kann diese unterschiedlichen Anforderungen oft nicht gleichzeitig erfüllen.

Statt Glossare Top-Down zu entwickeln, sollten diese Bottom-Up entwickelt werden

Aus diesem Grunde sollte auf Team- oder Projektebene mit der Entwicklung von Glossaren begonnen werden. Zum einen gibt es hier in der Regel weniger Begriffe, was die Entwicklung eines nützlichen Glossars beschleunigt. Weiterhin ist es einfacher, zu einem Konsens zu gelangen.

Hindernis 2: Das erste (nützliche) Glossar erstellen

Um es vorweg zu nehmen: Vor wenigen Jahren war dieser erste Schritt, die Erstellung eines initialen Glossars, eine teure Angelegenheit, die einiges an Handarbeit erforderte. Selbst wenn ein Werkstudent diese Aufgabe übernahm, waren Expertenstunden für die Reviews notwendig. Hier ist KI ein Segen und selbst generische KIs wie ChatGPT können für ein hochgeladenes Dokument in Minuten ein maschinenlesbares Glossar erstellen. Allerdings ist auch hier ein Review mit Experten wichtig.

Hindernis 3: Zugänglichkeit und Einfachheit der Nutzung

Das erste Glossar ist fertig! Und nun? Wie können die Mitarbeiter es einsetzen? Die Optionen sind:

• Dokumentensoftware wie Excel oder Confluence — Ein Excel auf dem Sharepoint oder ein Confluencedokument sind die Low-Budget-Lösung für ein geteiltes Glossar. Leider vergessen die Mitarbeiter oft schon nach Tagen, dass es überhaupt ein Glossar gibt. Das Ergebnis: Das Glossar verstaubt in der digitalen Schublade.
• Spezialsoftware für Glossarverwaltung — Es gibt aber auch webbasierte Software zum Verwalten von Glossars. Dazu gehört neben der von mir mitentwickelten Lösung Semiant Tools wie TermStar oder TermWeb. Semiant differenziert sich dadurch, dass es sich über eine Webbrowser Extension in fast jede Webanwendung integriert und mit einem Klick dort aktiviert werden kann.
• Eingebautes Glossarmanagement — Wenig bekannt ist, dass viele Werkzeug in der Produktentwicklung bereits über Glossarmanagement verfügen, wie DOORS Next oder Sparx Enterprise Architect. Das ist eine nutzerfreundliche Option, die jedoch auf die entsprechende Anwendung begrenzt ist.

Hindernis 4: Glossare aktuell halten

Glossare sind dynamische Ressourcen, die sich weiterentwickeln müssen. Ihre Aktualisierung und die effektive Kommunikation von Änderungen können jedoch zu einer logistischen Herausforderung werden, insbesondere in großen oder dezentralen Teams. Hier ist es wichtig, dass Nutzer mit wenigen Klicks Feedback geben und Verbesserungen vorschlagen können. Mögliche Optionen sind:

• Nutzern Editierrechte geben — Im einfachsten Fall, wie bei Excel oder Confluence, können Mitarbeiter direkt das Glossary bearbeiten. Das kann allerdings in größeren Teams zu Missverständnissen und Unmut führen.
• Spezialsoftware mit Workflows — Spezialisierte Software bietet in der Regel die Möglichkeit, Verbesserungen über entsprechende Workflows in die Datenbank einfließen zu lassen und regelmäßig neue Versionen des Glossars zu veröffentlichen.
• Externer Workflow — Der Verbesserungsworkflow kann auch über ein separates Werkzeug verwaltet werden. Bei einem Confluence-Glossary bietet es sich zum Beispiel an, Jira-Tickets zu nutzen.

Wichtig ist es hier, bei den Mitarbeitenden Frust zu vermeiden und Reibungsverluste zu minimieren.

Hindernis 5: Externe Stakeholder mit einbinden

Wie bereits eingangs geschrieben, empfehle ich einen Bottom-Up-Ansatz für das Glossarmanagement an. Wenn das Team auf Projektebene das Glossarmanagement etabliert hat, ist die Abteilungs- oder sogar Firmenebene der nächste logische Schritt. Wichtig ist, dass wir nicht einfach das Teamglossar für den Einsatz auf Organisationsebene erweitern können: Stattdessen sollte es nun mehrere Glossare geben, für die verschiedenen Ebenen. Im Rahmen der Einführung des Abteilungsglossars zum Beispiel würden manche Begriffe aus dem Teamglossar in dieses „umziehen“, andere würden jedoch in beiden Glossaren bestehen, falls sie da unterschiedliche Bedeutungen haben.

Ein Beispiel für einen Glossarbegriff, der im Projektteam und im Abteilungsteam unterschiedliche Bedeutungen haben könnte, ist „Release“.

• Im Projektteam: „Release“ bezieht sich oft auf eine spezifische Version eines Produkts, Systems oder einer Software, die nach einem bestimmten Entwicklungszyklus freigegeben wird. Es ist eng mit einem festgelegten Zeitplan und den im Projekt definierten Anforderungen verknüpft.
• Im Abteilungsteam (z. B. Marketing oder Vertrieb): „Release“ kann eher den Zeitpunkt und die Art und Weise bezeichnen, wie ein Produkt oder eine Kampagne am Markt eingeführt wird. Der Fokus liegt hier auf der Kommunikation, dem Branding und dem Go-to-Market-Plan.

Spätestens in dieser Phase muss die Infrastruktur den souveränen Umgang mit mehreren Glossaren ermöglichen, was eigentlich nur mit Spezialsoftware wie Semiant möglich ist. Semiant ermöglicht es auch, noch einen Schritt weiter zu gehen und externe Stakeholder, wie bspw. Lieferanten oder Kunden mit einzubeziehen.

Fazit

Ein gut gepflegtes Glossar optimiert die Zusammenarbeit im Team und reduziert Missverständnisse. Die Umsetzung ist jedoch keineswegs trivial: Von der Erstellung über die Pflege bis hin zur Integration in die Arbeitsprozesse gibt es zahlreiche Herausforderungen, die bedacht werden müssen. Ein Glossar, das aktiv genutzt und kontinuierlich weiterentwickelt wird, steigert die Effizienz, verbessert die Qualität der Kommunikation und schafft eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg—sowohl innerhalb von Teams als auch darüber hinaus.

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