Turmbau zu Babel: 5 Ideen für eine gemeinsame Sprache im SE

Der kleinste gemeinsame Nenner in der Kommunikation ist die Sprache. Das ist besonders dann wichtig, wenn wir gemeinsam etwas schaffen wollen, sei es ein Projekt oder ein Produkt. Daher brauchen wir im Systems Engineering eine einheitliche Sprache.

Doch das ist leichter gesagt als getan: ein schönes Beispiel ist das Wort „momentarily“, welches im britischen „für einen kurzen Moment“ und im US-amerikanischen „in Kürze“ bedeutet.

Hier sind 5 einfache Ideen, mit denen wir die Sprache in den Griff bekommen können.

„Interesting“ bedeutet „völliger Quatsch“

Das Sprache Fallen enthält, ist zum Glück schon seit langer Zeit bekannt. Zur Warnung zirkulieren seit Ewigkeiten satirische Englisch-Englisch-Übersetzungshilfen. Das ist vielleicht für Auslandsreisen hilfreich, doch im Systems Engineering stehen wir vor ernsthafteren Herausforderungen.

Konkret zeigt sich das im Gespräch mit Kunden. Gerade bei komplexen Systemen nutzen Auftraggeber und Auftragnehmer möglicherweise eine andere Sprache. Was zum Beispiel bedeutet „Triebwerk“ bei einem Flugzeug? Geht es hier nur um die Turbine, oder bspw. auch die Treibstoffversorgung?

Bei größeren Unternehmen kommt es sogar vor (und nicht selten), dass verschiedene Abteilungen unterschiedliche Begriffe benutzen. Hier sollte dann wirklich etwas unternommen werden, schließlich hat das Unternehmen hier volle Handlungsfreiheit.

Hier nun die Liste von Ideen bzw. Maßnahmen, mit denen wir die babylonischen Zustände auflösen können:

Der Kunde ist König, daher sollte ein Lieferant flexibel sein und sich an die Kunden anpassen. Wir sollten dem Kunden nicht vor den Kopf stoßen. Trotzdem gibt es unterschiedliche Wege, auf den Kunden einzugehen:

Wenn der Kunde ein sinnvolles Vokabular nutzt, dann sollten wir uns davon trotzdem nicht unser eigenes Vokabular aufweichen lassen. Statt dessen sollten wir ein Glossar erstellen, welches die wichtigen Fachbegriffe übersetzt und zusätzlich definiert (unbedingt die Definition mit aufnehmen!). Dieses Glossar kann als erstes Kapitel ins Lastenheft mit aufgenommen werden. Wichtig ist weiterhin, dass der Vertrieb zugriff auf das Glossar hat und dieses auch versteht.

Wenn der Kunde noch keine etabliere, oder grob falsche Sprache nutzt, dann sollten wir Weiterbildungsmaterialien anbieten (ohne den Kunden vor den Kopf zu stoßen!). Oft ist der Kunde gewillt und sogar interessiert daran, zu lernen. Daher haben viele Unternehmen Artikel, Whitepapers, Infografiken und vieles mehr. Richtig eingesetzt können solche Materialien die Kommunikation drastisch verbessern.

Im Gegensatz zum Kunden haben wir intern die Hoheit, und eine der wichtigsten Maßnahmen sind Schulungen. Bei den meisten Firmen gibt es ein formelles On-Boarding-Programm für neue Mitarbeiter. Wenn so ein Programm schon besteht, dann lässt sich das recht einfach zumindest für die wichtigsten Begriffe in der Organisation erweitern.

Schulungen müssen nicht unbedingt intern durchgeführt werden. Für viele Themen gibt es hervorragende externe Schulungsprogramme, mit und ohne Zertifikat. Hier müssen wir vorsichtig sein, die Mitarbeiter nicht zu überfordern. Nicht jeder Ingenieur muss ein zertifizierter Systems Engineer nach SE-Zert werden. Statt dessen ist es sinnvoll, den Mitarbeitern das wichtigste zum Mitarbeiten und Verstehen zu vermitteln. Bei vielen Themen halte ich es für sinnvoll, zwischen Konsumieren und Kreieren zu unterscheiden. Wo MBSE praktiziert wird müssen bspw. viele Mitarbeiter SysML-Modelle lesen können, aber nur wenige erstellen sie.

Beim Schulen sollte zwischen „Lesen lernen“ und „Schreiben lernen“ unterschieden werden. Alle Mitarbeiter sollten „lesen“ können, aber nicht alle müssen „schreiben“.

Wichtig ist gerade heutzutage, den Mitarbeitern die Weiterbildung zu ermöglichen. Manches Wissen sollte auch regelmäßig aufgefrischt werden.

Ich habe schon mehrfach gesehen, wie effektiv ein interner Wissenstransfer sein kann. Dabei teilen Mitarbeiter ihre Erkenntnisse und Entdeckungen. Wichtig sind hier vor allem die folgenden zwei Dinge: Erstens müssen Mitarbeiter die Zeit haben teilzunehmen. Zum Beispiel können Vorträge bei Mahlzeiten stattfinden. Gerade Frühstücksvorträge habe ich den USA als sehr effektiv erlebt: Die Leute sind frisch und es kostet wenig, ein paar Bagels bereitzustellen. Beim Mittagessen gibt es zu viel geklapper. Der Arbeitgeber sollte unbedingt für das Essen sorgen, dadurch steigt die Teilnehmerzahl drastisch.

Zweitens sollten diese Veranstaltung unbedingt abteilungsübergreifend angeboten und die Mitarbeiter zur Teilnahme ermutigt werden. Zum Beispiel ist vielen Ingenieuren der Vertrieb suspekt. Doch wenn die Ingenieure vom Vertrieb hören, worauf es den Kunden ankommt (und wie das Produkt dies realisiert), dann ergibt sich plötzlich ein viel tieferes Verständnis.

Zuletzt gibt es noch die Möglichkeit, ein gemeinsames Glossar oder ähnliches aufzusetzen. Ich spreche diesen Punkt zuletzt an, weil hier einige Gefahren lauern. Beginnen wir beim Glossar: Diesen zu erstellen ist sehr viel Aufwand, besonders in größeren Firmen und mehreren Abteilungen. Das Risiko ist hoch, dass der Glossar am Ende unvollständig, ungenau und veraltet ist. Aber das wichtigste ist: Wenn es ihn gibt, wird der Glossar überhaupt genutzt?

Es ist auch möglich, einen Glossar automatisiert zu generieren. Ich entwickle zur Zeit ein Produkt, das diese Aufgabe übernimmt. Mehr erfahren >>

Mit Glossar verwandte Konzepte sind Ontologie und Taxonomie, die beide die Terminologie noch genauer abbilden als ein Glossar das kann. Während manche Organisationen sich der Herausforderung stellen ein Glossar zu erstellen und zu pflegen, brauchen wir hier schon eine Werkzeugunterstützung, um diese Konzepte effektiv zu nutzen. Das geht ganz gut punktuell, aber mir ist keine vernünftige Lösung bekannt, die die Menschen effektiv und werkzeugübergreifend unterstützt.

Fazit

Da die Teams immer größer werden und oft auch über die ganze Welt verstreut sind, auch über Firmengrenzen hinweg, wird gute Kommunikation zunehmend wichtiger. Hier lohnt sich die Investition, denn die Reibungsverluste können sich schnell akkumulieren. Eine einheitliche Sprache finden ist eine Taktik, mit der viel erreicht werden kann, bei vergleichsweise geringen Kosten und Risiko.

Mittelfristig müssen auch die Werkzeuge besser werden und uns dabei führen. Doch bis es soweit ist, hilft nur Ärmel hochkrempeln und in Menschen investieren.

Image by Pieter Brueghel the Elder – Public Domain